بعد تحديد الفنان والاتفاق مع العروس عليه يأتي دور الشركة للتنسيق مع ادارة اعمال الفنان او الفنانة لحجز الفنان في التاريخ المحدد والتنسيق معه على موعد وصوله للدوحة (ان كان من خارج البلاد) والتنسيق معه ايضا على الاغاني المطلوبه والتوقيت المحدد لبدء الفنان وفرقتة الموسيقة يوم الحفل..بالإضافه الى تواجد طاقم الشركة النسائي في القاعة من قبل الحفل بيوم كامل لتنسيق وضع السماعات في القاعة لضمان جودة الصوت